PERTEMUAN
KULIAH KETIGA (RABU, 08 OKTOBER 2014)
MATA
KULIAH PERILAKU KEORGANISASIAN
A. ANALISIS
SWOT
Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan
kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang
berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities
dan Threats. Analisis SWOT merupakan
suatu metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan.
Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah
masalah.
Menurut Rangkuti dan Freddy (2000), analisis SWOT adalah satu proses mengenalpasti faktor
luaran dan faktor dalaman yang mempengaruhi sesuatu
tindakan atau perlaksanaan suatu strategi yang akan dilakukan oleh sesebuah organisasi
dalam mencapai matlamat, visi dan misi organisasi.
Stephen,
Pelayanan, Mary dan Robbins Coulter (1999, 229) mendefinisikan analisis
SWOT adalah suatu analisis organisasi dengan menggunakan kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman dari lingkungan.
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:
1.
Strengths
(kekuatan)
merupakan
kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang
ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
2. Weakness (kelemahan)
merupakan
kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis
yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh
organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
3. Opportunities (peluang)
merupakan
kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi
merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4. Threats (ancaman)
merupakan
kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi,
proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
Analisa SWOT melakukan
identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi
perusahaan. Analisa ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan
kekuatan (Strengths) dan
peluang (Opportunities), namun
secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Analisis SWOT melakukan membandingkan antara faktor eksternal, berupa Peluang (opportunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal,
yang berupa Kekuatan (strengths)
dan Kelemahan (weaknesses),
sehingga dapat dilaksanakan strategi alternatif. Strategi yang
dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman
yang paling kecil. Analisis SWOT dapat juga digunakan untuk melakukan perbaikan
dan improvisasi.
B. ANALISI POAC
Pemimpin harus memiliki karakter
kepemimpinan dan menguasai fungsi-fungsi manajerial. Fungsi manajerial yang
membantu pemimpin untuk menjalankan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Pemimpin yang tidak memiliki kemampuan manajerial, maka hanya akan mampu
merumuskan dan menentukan visi/misi organisasi kedepan, namun tidak mampu untuk
menjalankan seluruh aktivitas organisasi dalam mencapai visi/misi organisasi.
Terdapat berbagai fungsi manajemen yang diungkapkan oleh Para Ahli, tetapi
dalam blog ini saya akan membahas fungsi manajemen menurut oleh George R.
Terry, yakni POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling).
POAC
merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses
manajerial. Para ahli menambah pengertian dari fungsi manajemen, namun
didalamnya sudah termasuk keempat fungsi George R Terry, yakni Perencanaan,
Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.
Keempat fungsi manajemen dalam
manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan
organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap.
Siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan,
mengorganisasi karyawan dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja,
dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan
pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik untuk dasar
perencanaan selanjutnya, atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya
sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus
spiral. Fungsi menurut George R Terry :
1.
PLANNING
(PERENCANAAN)
Perencanaan
merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai
tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan adalah suatu
langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas
organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada
pencapaian tujuan organisasi.
Ada beberapa faktor
yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni SMART.
a. SPECIFIC
Perencanaan harus jelas maksud maupun
ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
b. MEASURABLE
Program kerja organisasi atau rencana
harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
c. ACHIEVABLE
Memilik arti dapat dicapai. Sehingga
bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan tetapi dapat dilaksanakan.
d. REALISTIC
Sesuai dengan kemampuan dan sumber
daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.
e. TIME
Terdapat batas waktu yang jelas.
Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah untuk
dilakukan penilaian dan evaluasi.
Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :
- Analisis situasi & identifikasi masalah
- Menentukan skala prioritas
- Menentukan tujuan program
- Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
2.
ORGANIZING
(PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian
merupakan merupakan
keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan
prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta
mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program
dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas
pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda,
mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh kemampuan
kesuatu arah tertentu.
Dalam
pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya
organisasi. Staffing sangat
penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat
yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut
akan terjamin.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
i. Tujuan
organisasi harus dipahami oleh seluruh staff
Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi
yang harus dicapai.
ii. Mendistribusi
pekerjaan ke staff secara jelas
Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi
tepat. Jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh
pada keseluruan pencapaian organisasi.
iii. Menentukan
prosedural staf
Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang
diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas
dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan
organisasi.
iv. Mendelegasikan
wewenang
Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas
dan fungsi tiap-tiap staff.
3.
ACTUATING
(PENGGERAKAN)
Perencanaan
dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan
kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya
Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program
kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang
telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas,
fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai
visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Actuating adalah menggerakkan semua
anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi. Dalam
mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :
a. Merasa
yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
b. Percaya
bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,
c. Tidak
terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau
mendesak,
d. Tugas
yang diberikan cukup relevan,
e. Hubungan
harmonis antar rekan kerja.
Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan
dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam
mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada
pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu
aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana
kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari
kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam
bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi
ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju
ke satu arah yang telah ditentukan.
4.
CONTROLLING
(PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)
Controlling merupakan pengendalian dan
pengawasan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, sehingga bila perlu
dapat mengadakan koreksi. controlling adalah
proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Agar pekerjaan
berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan
pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Sehingga
dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap
perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Dengan adanya hal tersebut
dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai
dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.
Proses
pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan
organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi
penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif
sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas
organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :
a. Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum
kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota .
b. Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah
kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan,
serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian
hasil).
c. Pengawasan
saat proses dilakukan
Pengawasan yang dilakukan bersamaan
dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada
penyimpangan.
d. Pengawasan
berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun
waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).
e. Pengawasan
mendadak (sidak)
Pengawasan yang dilaksanakan mendadak
untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan
.
f. Pengawasan
Melekat (waskat)
Pengawasan yang dilakukan secara
dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang
spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi
penyimpangan atau kesalahan.
Evaluasi
dan pelaporan dalam kegiatan controlling
. Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau
program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan
kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi
penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian
perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang
berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
PERBEDAAN QUALITY
ASSURANCE DAN QUALITY CONTROL
A.
Quality Assurance
Quality Assurance adalah semua
kegiatan terencana, sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan
bahwa persyaratan yang ditetapkan akan dijamin tercapai. QC merupakan salah
satu elemen QA. Quality Assurance lebih berperan sebagai analyst untuk
memperbaiki mutu produk dan data tersebut bias juga didapat dari bagian QC atau
dari feedback dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan (Quality
Complaint).
QA
membuat sistem pemastian mutu yang terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan
bahwa persyaratan mutu akan dapat dipenuhi. Perencanaan mutu, sertifikasi ISO,
audit sistem manajemen masuk dalam kategori QA. Quality
Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan
dipenuhi. Quality Assurance bertugas memahami spec costumer dan standar atau
spec yang berhubungan dengan dengan produk kemudian membuat/menentukan cara
inspeksi berupa prosedur dan mendokumentasikan hasil inspeksinya.
Tujuan Quality Assurance yaitu
untuk memberikan kepuasan dan kepercayaan kepada konsumen bahwa produk yang
dipakai telah memenuhi standar dengan kualitas yang baik dan handal. Quality Assurance , to lead and operated by assure of an organization
successfully, it is necessary to direct and control it in a systematic and
transparent manner.
B.
Quality
Control
Quality
Control adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan kegiatan –
kegiatan pemeliharaan dan pengambangan mutu dalam suatu organisasi sehingga
dapat diperoleh produksi dan servis dalam tingkat yang paling ekonomis dan
memuaskan konsumen (Feightboum).
Quality
Control adalah akrivitas memelihara dan memperbaiki produk dan service yang
ditawarkan kepada perusahaan, quality control bukan hanya menjadi tanggung
jawab begian quality control saja, tetapi seluruh karyawan atau pihak menjadi
satu kesatuan memecahkan masalah ini (Ishita Nobuyuki).
Quality
Control merupakan
aktivitas pengendalian proses untuk mengukur ciri-ciri kualitas produk,
membandingkannya dengan spesifikasi atau persyaratan, dan mengambil tindakan
penyehatan yang sesuai apabila ada perbedaan antara penampilan yang sebenarnya
dan yang standar (Purnomo, 2004). Tujuan dari pengendalian kualitas adalah
mengendalikan kualitas produk atau jasa yang dapat memuaskan konsumen dan menghindari terjadinya penyimpangan yang lebih besar
pada proses berikutnya.
Pengendalian kualitas statistik merupakan suatu alat tangguh yang dapat
digunakan mengurangi biaya, menurunkan cacat dan meningkatkan kualitas pada
proses manufakturing. Pengendalian kualitas memerlukan pengertian dan perlu
dilaksanakan oleh perancang, bagian inspeksi, bagian produksi sampai
pendistribusian produk ke konsumen. Pengertian kualitas itu sendiri, yaitu
dapat diartikan sebagai derajat atau tingkatan di mana produk atau jasa
tersebut mampu memuaskan keinginan dari konsumen (Purnomo, 2004).
QC
terfokus pada pemenuhan persyaratan mutu (produk/service)
QC memastikan output dari sistem itu memang benar-benar memenuhi persyaratan
mutu. Kegiatan-kegiatan inspeksi dan uji (in-coming, in-process, outgoing) masuk
kategori QC.
QC = Quality Control, to take control of
quality by procedural and applicable reference that implemented direct to
process system in good and full fill of minimum requirement as finally results.
Myers-Birggs
Type Indicator (MBTI)
MBTI adalah psikotes
yang dirancang untuk mengukur preferensi psikologis
seseorang dalam melihat dunia dan membuat keputusan. MBTI
dikembangkan oleh Isabel Briggs Myers pada sejak 1940.Psikotes ini dirancang
untuk mengukur kecerdasan individu, bakat, dan tipe kepribadian
seseorang.
MBTI dikembangkan oleh Katherine Cook Briss dan
puterinya, Isabel Briggs Myers sejak Perang Dunia
II (1939-1945). Mereka percaya bahwa pengetahuan akan kepribadian
dapat membantu perempuan yang akan memasuki dunia kerja di bidang industri.
Setelah mengalami pengembangan, akhirnya Tes MBTI ini pertama kali
dipublikasikan pada tahun 1962.
MBTI didasarkan dari teori tipologi
yang diusulkan oleh Carl Gustav Jung dalam bukunya berjudul "Psychological Type" yang
diterbitkan pada tahun 1921. Dalam bukunya, Jung berteori bahwa ada empat
fungsi psikologis
utama yang digunakan manusia dalam menjalani kehidupan, yaitu: sensasi (sensation), intuisi (intuition), perasaan (feeling), dan pemikiran (thinking). Dalam Tes MBTI
ini, ada 4 dimensi kecenderungan sifat dasar manusia :
1. Dimensi pemusatan perhatian : Introvert (I) vs.
Ekstrovert (E)
2. Dimensi memahami informasi dari luar : Sensing (S)
vs. Intuition (N)
3. Dimensi menarik kesimpulan & keputusan : Thinking
(T) vs. Feeling (F)
4.
Dimensi pola hidup : Judging (J) vs. Perceiving (P)
Dengan demikian ada 16 tipe kepribadian seseorang yang
dapat merupakan kombinasi dari empat Dimensi diatas. Kombinasi kepribadian MBTI
ini adalah :
1. ESTJ : 'Extrovert, Sensing, Thinking,
Judging
2. ENTJ : Extrovert, Intuition,
Thinking, Judging
3. ESFJ : Extrovert, Sensing,
Feeling, Judging
4. ENFJ : Extrovert, Intuition,
Feeling, Judging
5. ESTP : Extrovert, Sensing, Thinking,
Perceiving
6. ENTP : Extrovert, Intuition,
Thinking, Perceiving
7. ESFP : Extrovert, Sensing,
Feeling, Perceiving
8. ENFP : Extrovert, Intuition,
Feeling, Perceiving
9. INFP : Introvert, Intuition,
Feeling, Perceiving
10.
ISFP : Introvert, Sensing,
Feeling, Perceiving
11.
INTP : Introvert, Intuition,
Thinking, Perceiving
12.
ISTP : Introvert, Sensing, Thinking,
Perceiving
13.
INFJ : Introvert, Intuition, Feeling,
Judging
14.
ISFJ : Introvert, Sensing,
Feeling, Judging
15.
INTJ : Introvert, Intuition, Thinking,
Judging
16.
ISTJ : Introvert, Sensing,
Thinking, Judging
0 komentar:
Posting Komentar