PERTEMUAN KULIAH KETIGA (RABU, 08 OKTOBER 2014)

MATA KULIAH PERILAKU KEORGANISASIAN

ANALISIS MANAJEMEN

A.  ANALISIS SWOT

Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Analisis SWOT merupakan suatu metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah.

Menurut Rangkuti dan Freddy (2000), analisis SWOT adalah satu proses mengenalpasti faktor luaran dan faktor dalaman yang mempengaruhi sesuatu tindakan atau perlaksanaan suatu strategi yang akan dilakukan oleh sesebuah organisasi dalam mencapai matlamat, visi dan misi organisasi.

Stephen, Pelayanan, Mary dan Robbins Coulter (1999, 229) mendefinisikan analisis SWOT adalah suatu analisis organisasi dengan menggunakan kekuatan, kelemahan, kesempatan serta ancaman dari lingkungan.

Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:

     1.    Strengths (kekuatan)

merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

     2.    Weakness (kelemahan)

merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

     3.    Opportunities (peluang)

merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.

     4.    Threats (ancaman)

merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

Analisa SWOT melakukan identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Analisis SWOT melakukan membandingkan antara faktor eksternal, berupa Peluang (opportunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal, yang berupa Kekuatan (strengths) dan Kelemahan (weaknesses), sehingga dapat dilaksanakan strategi alternatif. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil. Analisis SWOT dapat juga digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi.

B. ANALISI POAC

Pemimpin harus memiliki karakter kepemimpinan dan menguasai fungsi-fungsi manajerial. Fungsi manajerial yang membantu pemimpin untuk menjalankan organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Pemimpin yang tidak memiliki kemampuan manajerial, maka hanya akan mampu merumuskan dan menentukan visi/misi organisasi kedepan, namun tidak mampu untuk menjalankan seluruh aktivitas organisasi dalam mencapai visi/misi organisasi. Terdapat berbagai fungsi manajemen yang diungkapkan oleh Para Ahli, tetapi dalam blog ini saya akan membahas fungsi manajemen menurut oleh George R. Terry, yakni POAC (Planning, Organizing, Actuating & Controlling).

POAC merupakan fungsi manajemen yang bersifat umum dan meliputi keseluruan proses manajerial. Para ahli menambah pengertian dari fungsi manajemen, namun didalamnya sudah termasuk keempat fungsi George R Terry, yakni Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak dan Pengawasan.

Keempat fungsi manajemen dalam manajemen modern tidak berjalan linear, namun spiral. Hal ini memungkinkan organisasi akan bergerak terus menerus dan tidak berhenti pada satu tahap. Siklus manajemen yang dilakukan oleh suatu organisasi adalah merencanakan, mengorganisasi karyawan dan sumber daya yang ada, melaksanakan program kerja, dan mengendalikan (pengawasan) jalannya pekerjaan. Di dalam tahapan pengendalian dilakukan evaluasi untuk memperoleh umpan balik untuk dasar perencanaan selanjutnya,  atau untuk perencanaan kembali (replanning). Demikian seterusnya sehingga kegiatan fungsi-fungsi manajemen tersebut merupakan suatu siklus spiral. Fungsi menurut George R Terry :

1.  PLANNING (PERENCANAAN)

Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu. Perencanaan adalah suatu langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi.

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan, yakni SMART.

a.  SPECIFIC

Perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. 

b.  MEASURABLE

Program kerja organisasi atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.

c.   ACHIEVABLE

Memilik arti dapat dicapai. Sehingga bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan tetapi dapat dilaksanakan.

d.  REALISTIC

Sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit.

e.  TIME

Terdapat batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah untuk dilakukan penilaian dan evaluasi.

Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :

1. Analisis situasi & identifikasi masalah
2. Menentukan skala prioritas
3. Menentukan tujuan program
4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)

2.  ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)

Pengorganisasian merupakan merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan  memanfaatkan seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu.

Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan terjamin.

Langkah-langkah Pengorganisasian :

i.    Tujuan organisasi harus dipahami oleh seluruh staff

Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai.

ii.   Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas

Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi.

iii.  Menentukan prosedural staf

Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi.

iv. Mendelegasikan wewenang

Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff.

3.  ACTUATING (PENGGERAKAN)

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan. Actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi. Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi harus :

a.  Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,

b.  Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,

c.   Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,

d.  Tugas yang diberikan cukup relevan,

e.  Hubungan harmonis antar rekan kerja.

Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi. Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan. 

4.  CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN)

Controlling merupakan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. controlling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana. Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk pengawasan, inspeksi hingga audit. Sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Dengan adanya hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.

Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat. Melalui pengawasan yang efektif, terhadap aktivitas organisasi, maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :

a.  Preventive control

Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota .

b.  Repressive control

Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).

c.   Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan.

d.  Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).

e.  Pengawasan mendadak (sidak)

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan .

f.   Pengawasan Melekat (waskat)

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan.

Evaluasi dan pelaporan dalam kegiatan controlling . Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program. Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.

PERBEDAAN QUALITY ASSURANCE DAN QUALITY CONTROL

A.     Quality Assurance

Quality Assurance adalah semua kegiatan terencana, sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan yang ditetapkan akan dijamin tercapai. QC merupakan salah satu elemen QA. Quality Assurance lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk dan data tersebut bias juga didapat dari bagian QC atau dari feedback dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan (Quality Complaint).

 QA membuat sistem pemastian mutu yang terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dapat dipenuhi. Perencanaan mutu, sertifikasi ISO, audit sistem manajemen masuk dalam kategori QA. Quality Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi. Quality Assurance bertugas memahami spec costumer dan standar atau spec yang berhubungan dengan dengan produk kemudian membuat/menentukan cara inspeksi berupa prosedur dan mendokumentasikan hasil inspeksinya.

Tujuan Quality Assurance yaitu untuk memberikan kepuasan dan kepercayaan kepada konsumen bahwa produk yang dipakai telah memenuhi standar dengan kualitas yang baik dan handal. Quality Assurance , to lead and operated by assure of an organization successfully, it is necessary to direct and control it in a systematic and transparent manner.

B.     Quality Control

Quality Control adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan kegiatan – kegiatan pemeliharaan dan pengambangan mutu dalam suatu organisasi sehingga dapat diperoleh produksi dan servis dalam tingkat yang paling ekonomis dan memuaskan konsumen (Feightboum).

Quality Control adalah akrivitas memelihara dan memperbaiki produk dan service yang ditawarkan kepada perusahaan, quality control bukan hanya menjadi tanggung jawab begian quality control saja, tetapi seluruh karyawan atau pihak menjadi satu kesatuan memecahkan masalah ini (Ishita Nobuyuki).

Quality Control merupakan aktivitas pengendalian proses untuk mengukur ciri-ciri kualitas produk, membandingkannya dengan spesifikasi atau persyaratan, dan mengambil tindakan penyehatan yang sesuai apabila ada perbedaan antara penampilan yang sebenarnya dan yang standar (Purnomo, 2004). Tujuan dari pengendalian kualitas adalah mengendalikan kualitas produk atau jasa yang dapat memuaskan konsumen dan menghindari terjadinya penyimpangan yang lebih besar pada proses berikutnya. Pengendalian kualitas statistik merupakan suatu alat tangguh yang dapat digunakan mengurangi biaya, menurunkan cacat dan meningkatkan kualitas pada proses manufakturing. Pengendalian kualitas memerlukan pengertian dan perlu dilaksanakan oleh perancang, bagian inspeksi, bagian produksi sampai pendistribusian produk ke konsumen. Pengertian kualitas itu sendiri, yaitu dapat diartikan sebagai derajat atau tingkatan di mana produk atau jasa tersebut mampu memuaskan keinginan dari konsumen (Purnomo, 2004).

QC terfokus pada pemenuhan persyaratan mutu (produk/service) QC memastikan output dari sistem itu memang benar-benar memenuhi persyaratan mutu. Kegiatan-kegiatan inspeksi dan uji (in-coming, in-process, outgoing) masuk kategori QC.

QC = Quality Control, to take control of quality by procedural and applicable reference that implemented direct to process system in good and full fill of minimum requirement as finally results.

Myers-Birggs Type Indicator (MBTI)

MBTI adalah psikotes yang dirancang untuk mengukur preferensi psikologis seseorang dalam melihat dunia dan membuat keputusan. MBTI dikembangkan oleh Isabel Briggs Myers pada sejak 1940.Psikotes ini dirancang untuk mengukur kecerdasan individu, bakat, dan tipe kepribadian seseorang. 

MBTI dikembangkan oleh Katherine Cook Briss dan puterinya, Isabel Briggs Myers sejak Perang Dunia II (1939-1945). Mereka percaya bahwa pengetahuan akan kepribadian dapat membantu perempuan yang akan memasuki dunia kerja di bidang industri. Setelah mengalami pengembangan, akhirnya Tes MBTI ini pertama kali dipublikasikan pada tahun 1962.

MBTI didasarkan dari teori tipologi yang diusulkan oleh Carl Gustav Jung dalam bukunya berjudul "Psychological Type" yang diterbitkan pada tahun 1921. Dalam bukunya, Jung berteori bahwa ada empat fungsi psikologis utama yang digunakan manusia dalam menjalani kehidupan, yaitu: sensasi (sensation), intuisi (intuition), perasaan (feeling), dan pemikiran (thinking). Dalam Tes MBTI ini, ada 4 dimensi kecenderungan sifat dasar manusia :

1. Dimensi pemusatan perhatian : Introvert (I) vs. Ekstrovert (E)

2. Dimensi memahami informasi dari luar : Sensing (S) vs. Intuition (N)

3. Dimensi menarik kesimpulan & keputusan : Thinking (T) vs. Feeling (F)

4. Dimensi pola hidup : Judging (J) vs. Perceiving (P)

Dengan demikian ada 16 tipe kepribadian seseorang yang dapat merupakan kombinasi dari empat Dimensi diatas. Kombinasi kepribadian MBTI ini adalah :

1.  ESTJ : 'Extrovert, Sensing, Thinking, Judging

2.  ENTJ : Extrovert, Intuition, Thinking, Judging

3.  ESFJ : Extrovert, Sensing, Feeling, Judging

4.  ENFJ : Extrovert, Intuition, Feeling, Judging

5.  ESTP : Extrovert, Sensing, Thinking, Perceiving

6.  ENTP : Extrovert, Intuition, Thinking, Perceiving

7.  ESFP : Extrovert, Sensing, Feeling, Perceiving

8.  ENFP : Extrovert, Intuition, Feeling, Perceiving

9.  INFP : Introvert, Intuition, Feeling, Perceiving

10.   ISFP : Introvert, Sensing, Feeling, Perceiving

11.   INTP : Introvert, Intuition, Thinking, Perceiving

12.   ISTP : Introvert, Sensing, Thinking, Perceiving

13.   INFJ : Introvert, Intuition, Feeling, Judging

14.   ISFJ : Introvert, Sensing, Feeling, Judging

15.   INTJ : Introvert, Intuition, Thinking, Judging

16.   ISTJ : Introvert, Sensing, Thinking, Judging